GED : les étapes de sa mise en place dans une entreprise

La gestion électronique des documents ou GED a pour objectif d’optimiser la circulation des informations au sein d’une entreprise. Elle permet aussi de sécuriser les données, de faciliter la recherche, de réduire les dépenses liées aux papiers… Dans cet article, accédez à la ressource expliquant les étapes de ce procédé informatique.

Numériser les documents

La numérisation des documents papier de l’entreprise est la première étape de la GED. L’objectif est de transformer les documents en fichiers numériques (très souvent en PDF). Ces derniers seront ensuite enregistrés dans un logiciel de GED qui les traitera et les indexera ensuite. À noter que pour numériser les documents, on utilise un scanner qui peut être simple, multifonction ou encore professionnel.

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Indexer les documents

L’indexation des documents est une étape indispensable, car elle permet de classer les dossiers. Elle consiste à attribuer des métadonnées ou des mots-clés aux fichiers numériques pour les retrouver plus facilement et plus rapidement. En fonction du logiciel GED utilisé, l’indexation peut être manuelle ou automatique. 

Stocker les documents

La troisième étape de la GED est le stockage des fichiers numérique. Selon les besoins et les attentes de l’entreprise, elle a le choix entre une sauvegarde locale ou distante. Pour la première option, les données sont enregistrées sur un serveur interne. En ce qui concerne la deuxième, les documents sont stockés sur le Cloud. Quoi qu’il en soit, l’entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des informations.

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Partager les documents

Grâce à la GED, il est plus facile d’accéder aux documents d’entreprise. Cela facilite grandement le travail collaboratif. Tout le monde dans l’entreprise ne peut cependant pas consulter ou éditer les fichiers. Il faut donc bien paramétrer les droits d’accès et les permissions des salariés afin d’éviter les problèmes. Ce détail est important, car la fuite des informations peut nuire à la réputation de l’entreprise en question.