Pourquoi digitaliser les entretiens individuels annuels ?

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Actuellement, les process d’une entreprise se dirigent tous vers la digitalisation. En effet, divers outils sont à la disposition des dirigeants d’entreprise pour gérer leur relation client, gérer leur relation fournisseur mais aussi leurs ressources humaines. Une des activités les plus chronophages dans ce département est la campagne des entretiens individuels annuels. Pas encore convaincu de digitaliser ce process ? Cet article vous propose quelques bonnes raisons de passer le cap.

Raison n°1 : Pour assurer face à vos obligations légales

Quelle meilleure raison que de respecter la loi. En effet, les entretiens individuels sont des obligations que l’employeur doit tenir vis-à-vis de ses collaborateurs. Ainsi, tous les 2 ans, vous devez lancer une campagne d’entretiens individuels pour évaluer le parcours de chacun de vos salariés. En outre, après 6 ans d’ancienneté, un bilan est à effectuer pour voir si l’entreprise a, effectivement, tenu ses obligations légales pendant ledit parcours.

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Pour les plus grandes entreprises qui ont un effectif de plus d’une cinquantaine de salariés, ce travail peut être long et fastidieux. Or, ne pas le faire vous expose au risque de payer une amende. C’est pourquoi digitaliser vos process avec un logiciel de gestion des entretiens individuels annuels vous permet de gagner du temps tout en respectant vos obligations légales. En effet, grâce à cet outil vous aurez à disposition toutes les informations sur la campagne au cas où quelqu’un parmi l’effectif n’a pas passé un entretien individuel annuel.

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Raison n°2 : Pour travailler plus efficacement

Outre le respect de la législation, utiliser un logiciel de gestion des entretiens individuels annuels vous permet de gagner du temps dans la campagne mais aussi de traiter les dossiers efficacement : rappels aux collaborateurs, consultation des indicateurs en quelques clics… En effet, le responsable RH aura à portée de vue grâce à la centralisation des informations sur les avancées de la campagne d’entretien individuel annuelle.

Du côté du manager ainsi que du collaborateur avec qui il va s’entretenir, le logiciel de gestion des entretiens individuels pourra leur permettre de bien s’organiser en préparant leur rendez-vous sur la plateforme. En outre, pendant et après chaque entretien, une centralisation des attentes de chaque acteur est effectuée sur le logiciel, ce qui permet de constater directement les impacts de la politique RH de l’entreprise. Ces possibilités permettent en effet à l’entreprise d’être plus efficace pendant la campagne, plus besoin d’imprimer des milliers de feuilles à remplir et de faire de longues saisies à postériori.

Raison n°3 : Mettre le collaborateur dans de bonnes conditions

Si les logiciels de gestion sont si populaires dans la gestion des process, c’est avant tout pour leur côté user-friendly. En effet, ces outils ne sont pas uniquement destinés aux RH mais aussi aux collaborateurs qui veulent checker en un clin d’œil leur parcours dans l’entreprise : consulter leur fiche de poste, leurs objectifs, leurs compétences…Une autoévaluation pourra en découler.

Grâce à l’existence des logiciels de gestion des entretiens individuel, le collaborateur peut aussi suivre ses doléances auprès de l’entreprise (formations, promotions…). Et le plus important : 40% de ces doléances ont leur écho auprès de la RH.

Raison n°4 : Pour favoriser une communication plus transparente entre l’employeur et le salarié

La transparence est un point crucial dans la relation entre l’employeur et le salarié. Or, de nombreuses entreprises ont encore du mal à communiquer efficacement avec leurs collaborateurs, notamment lorsqu’il s’agit d’évoquer des sujets sensibles tels que les augmentations de salaire ou les promotions.

En digitalisant les entretiens individuels annuels, il devient possible d’avoir une communication plus transparente entre l’employeur et le salarié. Effectivement, grâce aux outils numériques, les deux parties peuvent échanger en toute confidentialité sur ces questions importantes sans avoir à se soucier d’éventuelles fuites d’informations.

Cette transparence permet aussi de favoriser la confiance mutuelle, car chaque partie peut voir clairement ce qui est attendu de l’autre. Cela contribue grandement à améliorer le climat social au sein de l’entreprise.

Pour toutes ces raisons, vous devez travailler à l’amélioration du dialogue social et donc indirectement sur la productivité globale.

Raison n°5 : Pour mieux suivre l’évolution des compétences et des objectifs individuels des collaborateurs

Les entretiens individuels annuels sont une occasion pour les employeurs de faire le point sur la progression des objectifs et des compétences de leurs collaborateurs. Mais il peut être difficile de suivre efficacement l’évolution de ces éléments au fil du temps sans avoir recours à un système organisé.

En optant pour la digitalisation des entretiens individuels annuels, vous pouvez mieux suivre l’évolution des compétences et objectifs individuels de vos collaborateurs grâce à un système centralisé qui mettra en évidence les points forts et les faiblesses sous forme d’indicateurs précis. Ce suivi régulier est capital car il permet non seulement d’identifier rapidement les lacunes dans la formation ou l’apprentissage, mais aussi d’aider chaque salarié à atteindre ses objectifs personnels tout en restant motivé.

Dans ce contexte, les entreprises peuvent donc utiliser divers outils numériques tels que les plateformes en ligne qui offrent un accès rapide aux informations collectées lors des différents entretiens individuels annuels réalisés avec chaque collaborateur. En utilisant ces outils, vous pouvez aussi identifier plus facilement les potentiels problèmes rencontrés par certains salariés (ex: difficultés relationnelles) puis y remédier avant qu’ils ne deviennent trop importants.

Digitaliser vos entretiens individuels annuels est donc essentiel si vous voulez assurer une bonne communication entre tous vos salariés et ainsi améliorer leur performance globale pour obtenir davantage de satisfaction clients.

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