Comment déposer une rupture conventionnelle ?

La rupture conventionnelle permet à l’employeur et au salarié en CDI de convenir d’un commun accord des conditions de la rupture du contrat de travail qui les lie. C’est un gage de sécurité pour l’employeur. Elle permet souvent d’éviter l’aggravation d’une situation conflictuelle. Cette rupture existe sous deux formes, la rupture individuelle et la rupture collective. Mais, quel est le processus pour la déposer ?

Notez tout

La documentation est essentielle pour prouver chaque évènement. Même les conversations informelles consignées dans un carnet peuvent être utiles et compter dans la documentation. La documentation prend du temps, ce que vous n’avez pas. Néanmoins, elle peut être votre amie si vous devez défendre votre décision en cours de route. Au nombre de ces documents, vous avez :

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• les communications électroniques ;

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• les conversations téléphoniques ;
• les conversations en tête-à-tête.

Aussi, vous pouvez rassembler des documents sur le comportement non professionnel ou médiocre de votre personnel. Si possible, rassemblez les commentaires et plaintes de collègues, de responsables ou de clients.

Communiquez clairement vos attentes et soyez un bon coach

Pour chaque poste, vous devriez avoir une description de poste. Même si vous n’avez rien de formalisé, vous devez avoir une bonne compréhension des fonctions et des responsabilités de chaque rôle au sein de votre équipe. Vous devriez également savoir ce que les employés doivent faire pour réussir dans chaque rôle. Il est essentiel que vos employés le sachent aussi. Certaines personnes viennent avec des perspectifs qui ne correspondent pas toujours à ce que leur patron a en tête. Alors, pour éviter toute confusion, chaque rôle doit être clairement défini.

De même, votre politique de discipline progressive doit déjà être établie et enregistrée. Elle doit décrire la manière dont l’action corrective et le licenciement se dérouleront si vous devez en arriver là. Cela vous permet de vous assurer que chaque problème est traité de manière cohérente et équitable.

En ce qui concerne le coaching, sachez que les employés, nouveaux ou existants, doivent être coachés. Il s’agit d’un feed-back informel qui consiste à dire ce qui est bien et ce qui est mal. Pensez à un entraîneur de football. Il félicite les joueurs pour une bonne passe ou un tacle solide, mais signale également les prises manquées et les trous dans la défense. Vos employés ont besoin de ce retour d’information. De cette façon, ils comprendront ce qu’ils font de bien avant que vous n’en arriviez à envisager une action disciplinaire ou un licenciement.

Lancez un plan d’amélioration des performances et effectuez un conseil verbal

Si vous leur avez fourni un coaching continu, mais que vous ne constatez pas d’amélioration, élaborez un plan d’amélioration des performances (PIP). Il en est de même si vous remarquez des problèmes majeurs de performance.

Le PIP doit définir précisément les problèmes et donner des objectifs détaillés sur ce que l’employé doit faire pour les corriger. Les PIP ne sont généralement pas destinés à résoudre des problèmes de comportement ou des violations de politiques. Ils permettent de combler un manque de compétences ou à indiquer les domaines dans lesquels un développement est nécessaire.

Dans les situations où une politique est violée, un conseil verbal peut être la meilleure solution. Utilisez cette option pour aborder des questions telles que l’assiduité, la communication et d’autres problèmes de comportement. Si vous faites un conseil verbal, envoyez un courriel de suivi à votre employé (aucun document signé n’est nécessaire dans cette option).

Effectuez un conseil écrit et passez au licenciement

Si les choses sont particulièrement difficiles à gérer et que vous avez l’impression que le problème doit s’aggraver, vous devrez peut-être passer à un conseil écrit. Un conseil écrit est similaire au PIP en ce sens qu’il doit souligner clairement les points que les employés doivent corriger. Détaillez spécifiquement ce qui doit être amélioré et comment cela doit être accompli. Faites signer ce formulaire par vos employés après avoir discuté avec eux. Leur signature indique simplement qu’ils ont reçu le conseil.

Une fois le conseil écrit fait, organisez régulièrement des réunions de suivi. Ne les remettez pas à plus tard. Veillez à documenter toutes les conversations et demandez aux employés de signer pour prouver qu’ils ont assisté à la réunion. Donnez-leur des informations précises sur leurs résultats. Si les résultats sont mitigés, partagez avec eux ce qu’ils font bien et ce qu’ils font mal. Si vous ne constatez aucune amélioration ou si les employés continuent à faire des erreurs similaires, abordez-les. N’attendez pas la prochaine réunion de suivi. Gardez des notes sur les sujets abordés ainsi que les dates.

En somme, retenez qu’il y a de nombreuses étapes et de nombreux facteurs à prendre en compte avant de déposer une rupture conventionnelle. Ces processus ne sont pas faciles pour toutes les parties concernées. Mais avec un plan d’action clair et réfléchi, un bon suivi et de la patience, vous aurez l’esprit tranquille, sachant que vous avez pris les bonnes mesures. La seule chose qui soit pire pour votre entreprise qu’un mauvais employé, c’est peut-être une mauvaise documentation RH. Cette dernière peut exposer votre entreprise à des risques potentiels.

Faites appel à un médiateur

Si malgré toute votre bonne volonté et les différentes étapes entreprises, vous n’avez pas réussi à régler le conflit avec un employé difficile, il est peut-être temps de faire appel à un médiateur. Un médiateur est une personne impartiale qui peut aider à résoudre les différends entre l’employeur et l’employé en utilisant des techniques de communication spécifiques.

Le recours aux services d’un médiateur présente plusieurs avantages. Cela montre que vous êtes prêt à écouter les préoccupations de vos employés et que vous voulez trouver une solution équitable pour tous. Cela permet aussi d’éviter des litiges coûteux ou même embarrassants devant le tribunal du travail.

Il existe différents types de médiation disponibles pour les employeurs : la médiation interne (qui utilise un membre du personnel formé), la médiation externe (qui utilise une tierce partie indépendante) ou encore la conciliation (qui implique une intervention plus active). La décision dépendra principalement de la situation individuelle.

Préparez-vous aux négociations et à la signature de l’accord de rupture conventionnelle

Si la médiation ne fonctionne pas, il peut être temps de considérer une rupture conventionnelle. Cette option est avantageuse pour les deux parties car elle permet à l’employé de recevoir une indemnité de départ et au employeur d’éviter un licenciement coûteux.

Avant toute chose, pensez à bien vous renseigner auprès de l’entreprise et sur tout autre détail qui pourrait avoir une incidence sur le processus.

La prochaine étape consiste à organiser des négociations entre vous et votre employé. Vous devez être prêt à discuter des termes spécifiques liés à la rupture conventionnelle, y compris :

• L’estimation du montant de l’indemnité légale ou supra-légale offerte par l’employeur selon la loi française,
• Les modalités pratiques (date limite pour accepter/rejeter les propositions)

Une fois ces négociations terminées et qu’un accord consensuel a été trouvé sur tous les points clés, il est temps d’examiner attentivement le projet d’accord de rupture. Cela peut inclure des dispositions telles que :

• L’obligation pour chaque partie de respecter la confidentialité de certains sujets après leur départ;
• Les engagements éventuels pris par l’employeur suite au départ, tels que fournir une lettre de recommandation ou accepter un accord de non-concurrence;
• Les délais spécifiques pour résilier le contrat;

Une fois que toutes les conditions ont été convenues et mises en place dans l’accord, il ne reste plus qu’à signer le document. Gardez à l’esprit que la rupture conventionnelle n’est valide qu’une fois signée par les deux parties.

Soyez prêt à justifier la rupture conventionnelle

Même si la rupture conventionnelle est une procédure amiable, il faut se rappeler que cela ne signifie pas qu’elle sera automatiquement acceptée par l’administration. Vous devez être prêt à justifier les raisons pour lesquelles vous avez choisi cette option plutôt que le licenciement ou une autre forme d’accord.

Le principal avantage de la rupture conventionnelle est qu’elle permet aux deux parties de négocier des termes spécifiques et ainsi éviter un litige potentiellement coûteux. En tant qu’employeur, il peut y avoir plusieurs raisons qui ont conduit à envisager une telle solution :

• Réduction des effectifs : Si votre entreprise doit réduire ses effectifs pour divers motifs, notamment économiques ou organisationnels, ce type d’accord peut s’avérer utile en réduisant les risques liés au licenciement collectif.
• Départ volontaire : S’il existe un désir partagé entre vous-même et l’employé(e) concerné(e) de mettre fin à leur contrat en raison d’un changement dans leur vie personnelle (tel que déménagement), un accord mutuellement acceptable peut être trouvé grâce à la rupture conventionnelle.

Même si ces raisons semblent valables pour l’employeur et le salarié impliqués dans la procédure, elles doivent respecter strictement les conditions légales requises pour pouvoir bénéficier du traitement favorable prévu par le Code du travail français. Par exemple :

• La motivation du départ doit être clairement et précisément exposée dans l’accord de rupture conventionnelle. Il faut s’accorder sur la formulation à utiliser pour éviter toute confusion ou toute interprétation erronée.
• L’indemnité : Le montant de l’indemnité offerte par l’employeur doit être équivalent ou supérieur au minimum légal défini par le Code du travail français. Cela peut varier en fonction des circonstances particulières, telles que la durée de service et le salaire annuel brut.

Il faut garantir une certaine transparence lors de la préparation du dossier afin d’éviter tout risque d’incompréhension avec les autorités administratives compétentes qui peuvent rejeter votre demande si celle-ci ne correspond pas strictement aux conditions légales requises. Un dialogue honnête entre vous et vos collaborateurs sera bénéfique pour tous les acteurs concernés.

Connaissez vos droits et obligations en tant qu’employeur ou salarié

Avant de vous lancer dans une procédure de rupture conventionnelle, pensez à bien recourir aux options qui sont à votre disposition, telles que le droit à une assistance juridique gratuite auprès d’un syndicat ou encore devant le Conseil des prud’hommes.

De même pour le salarié impliqué dans cette démarche amiable • c’est-à-dire celui qui souhaite rompre son contrat • pensez bien à ce que l’indemnité offerte par l’employeur soit évaluée sur plusieurs critères, notamment la durée de service et le salaire annuel brut.

Pour déposer une rupture conventionnelle, l’employeur et le salarié doivent être conscients des obligations légales à respecter pour pouvoir bénéficier d’un traitement favorable. Ils ont aussi le droit de faire appel à une assistance juridique en cas de besoin ou si des litiges surviennent après signature. La transparence et l’ouverture dans leur communication respective seront deux clés essentielles pour mener à bien cette procédure amiable.