Comment faire un planning pour le personnel ?

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Vous sentez-vous dépassé parce que vous ne respectez pas votre horaire de travail ? Vous sentez-vous obligé de bâcler votre travail ou de courir constamment ?

Que vous soyez employé, cadre, mère, étudiant, chef d’entreprise, sachez que nous sommes égaux sur un point : nous avons tous 24 heures sur 24. Pour penser à tout, la plupart des gens dressent des listes de tâches qui sont souvent sans fin. Mais ils ne peuvent pas tout faire. En conséquence, ils se découragent et partent dans toutes les directions en raison d’un horaire de travail incohérent.

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Au travail, comme dans la vie personnelle (organisation de la vie quotidienne, grand événement, déménagement, voyage), la solution pour planifier vos projets ne consiste pas à réduire votre temps de repos, votre sommeil ou vos loisirs, mais au contraire à mettre en place un système d’organisation efficace sur une période donnée temps. En d’autres termes, vous devez respecter un horaire de travail conçu de manière cohérente.

Dans cet article, je vous propose 10 conseils pour créer et respectez un horaire de travail efficace , pour enfin respecter ce que vous avez prévu dans votre agenda. Le but de cet article est d’indiquer à quoi ressemblera un exemple d’horaire de travail facile à suivre.

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Vous gagnerez ainsi en sérénité et en créativité . Soyez sûr de cela.

Conseil #1 : Réduisez les distractions et interruptions indésirables

Combien de temps passez-vous à regarder les différentes notifications, messages Facebook, Twitter sur votre smartphone ?

Faites le calcul et vous verrez que le résultat est assez impressionnant. Et si l’on ajoute le temps passé devant la télévision ! Encore plus frappant. Vous disposez donc d’un énorme réservoir de temps que vous pouvez utiliser à bon escient.

Conseil #2 : Fixez-vous des objectifs pour la semaine

Énumérez jusqu’à un, deux ou trois objectifs hebdomadaires et quelques tâches qui leur sont associées. De cette façon, vous définissez vos priorités pour les jours à venir et vous restez concentré sur pour les atteindre. Notez-les, par exemple, sur un tableau blanc. C’est visuel, en un coup d’œil, vous voyez ce que vous devez faire, ce que vous avez accompli et ce que vous devez accomplir.

Astuce #3 : Distinguer l’urgence et les priorités

Tout n’est pas urgent ! Même si souvent, la vie moderne nous pousse à aller dans le sens d’un rythme frénétique. Certains objectifs ou tâches sont certes prioritaires, mais peuvent être reportés de quelques jours ou semaines.

En réalité, ce qui est urgent n’est pas toujours une priorité. Prenons un exemple : si vous constatez que vous avez perdu des clés devant votre porte, vous devez appeler d’urgence un serrurier pour rentrer chez vous. Mais si vous étiez au courant des priorités, vous agissiez différemment : le jour même où vous avez emménagé, vous auriez laissé le double de vos clés à une troisième personne. Ce n’était pas forcément urgent, mais il fallait le faire en priorité pour éviter de casser la porte et de payer plus cher…

Appliquez ce principe à votre horaire de travail. Certaines tâches peuvent être effectuées ultérieurement, mais ils détermineront votre efficacité et vos résultats. D’un point de vue professionnel, ils sont prioritaires. Planifiez-les d’abord dans votre exemple d’horaire de travail. D’autre part, certaines activités sont menées d’urgence, mais elles n’ont pas d’impact direct sur les résultats. D’un point de vue pratique, ils ne sont donc pas prioritaires. En vérité, vous pouvez les reporter même s’ils semblent incontournables.

Astuce #4 : Soyez conscient de vos limites

Fixez des délais réalistes en fonction de ce que vous pouvez faire. Rien n’est plus décourageant que de devoir s’aligner sur ceux des autres, sachant à l’avance que vous serez en retard et que vous devrez vous dépêcher de réaliser ce que vous attendez.

En étant réaliste, vous restez motivé et vous avancez à votre rythme. Les résultats que vous produisez vous encouragent ensuite à continuer.

Vous devez donc apprendre à fixer les échéances de votre horaire de travail sur une semaine. Ces délais seront précisément indiqués sur votre horaire de travail. Lorsque des tâches inattendues sont qui vous sont donnés, planifiez-les sur d’autres créneaux horaires et efforcez-vous de respecter les échéances précédentes. De cette façon, vous éviterez de vous disperser et serez plus efficace.

Astuce #5 : Faites des pauses

Ce n’est pas une perte de temps, au contraire. Ils sont nécessaires pour recharger vos batteries et être plus efficaces par la suite.

Des séances de travail d’environ 45 minutes, entrecoupées d’une pause de 10 minutes, sont idéales.

Par conséquent, vous devez inscrire les périodes de pause sur votre horaire de travail. Réglez également une alarme que vous avez à portée de main. Et dès que la période de pause arrive, prenez-la sans aucune autre forme d’épreuve. Les temps de pause doivent également être spécifiés dans votre horaire de travail.

Astuce #6 : Délégué

Ne pensez pas que vous pouvez tout faire par vous-même. Apprenez à déléguer , à faire confiance aux autres et à accepter que ce qui est accompli par les autres ne ressemble pas à 100 % à ce que vous auriez fait vous-même. Un exemple d’horaire de travail efficace vous donne la possibilité de travailler tout en collaborant efficacement avec vos subordonnés et collègues.

Astuce #7 : Évitez de procrastiner

La procrastination est un fléau qui touche tout le monde. On estime même que 80 à 90 % des élèves en seraient victimes !

Certaines tâches sont désagréables à accomplir, mais elles sont pourtant essentielles. Commencez toujours par ceux qui sont les plus importants. Vous vous en débarrasserez et vous pourrez passer à quelque chose de plus intéressant plus rapidement.

La procrastination est le principal ennemi d’un horaire de travail cohérent. Pour lutter contre cette tendance, vous devriez peut-être écrire précisément « Non à la procrastination » sur votre horaire de travail.

Astuce #8 : Regroupez les tâches du même type pour éviter la dispersion

Une autre astuce consiste à concentrer les tâches administratives (tri du courrier physique et électronique par exemple) ou les appels téléphoniques sur une période que vous avez définie : une ou deux fois par jour pour les courriels, une fois par semaine pour votre courrier personnel, etc.

Astuce #9 : Utilisez votre horaire de travail pour simplifier et automatiser

Analysez les tâches sur lesquelles vous passez beaucoup de temps et réfléchissez à la façon dont elles peuvent être simplifiées ou automatisées pour gagner du temps. Parfois, la vie devient plus compliquée lorsque nous pouvons la simplifier ou qu’il existe un outil informatique qui vous permet de faire le travail plus rapidement, surtout si la tâche est répétitive. Un calendrier de travail informatique augmenterait votre efficacité de 30 à 40 %. Ne vous privez donc pas de cet atout phare pour réussir.

Astuce #10 : Rplacez votre bureau et vos documents

Comptez 10 à 15 minutes par semaine pour stocker vos fichiers physiques et numériques. Il vous permet également de le trier au fur et à mesure et vous évite le stress et l’excitation lorsque vous êtes à la recherche d’un papier ou d’un dossier.

Parmi ces 10 conseils, dessinez un, deux, trois ou plus, ou tous, et mettez-les en place aujourd’hui . En établissant un horaire de travail dès maintenant, vous gagnerez beaucoup de temps au cours des prochaines 24 heures.

C’est à vous de jouer !

Et vous, quels sont vos conseils et des méthodes pour mettre en place un bon horaire de travail et ne pas se sentir constamment dépassé ? À votre avis, à quoi devrait ressembler un bon exemple d’horaire de travail ? Nous attendons vos contributions dans l’espace qui vous est dédié au bas de cet article.

Photo : © mizar_21984 —Fotolia.com

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